Het was duidelijk dat stoppen met het gebruik van het nieuwe tool en terugkeren naar het oude geen optie was. Bij nader onderzoek naar de manier waarop ingenieurs de verschillende velden in de tool invullen, bleek dat deze activiteit bestaat uit veel repetitieve, handmatige taken, zoals klikken, kopiëren en plakken. Een schoolvoorbeeld van terugkerende, monotone taken met weinig toegevoegde waarde, waarbij technologie kan helpen door taken over te nemen. 
Een van de ingenieurs van de klant werkte samen met een Senior RPA-ontwikkelaar van Hi automation om waarde te leveren. De ingenieur identificeerde de workflows, terwijl de RPA-ontwikkelaar van Hi automation ze in de robot programmeerde. Binnen een maand draaide de eerste workflow en slechts twee weken later werden nog eens twee bots opgeleverd en geactiveerd. 

Ideaal gezien wilden we drie RPA-platforms met elkaar vergelijken om te bepalen welke het beste aansloot. Omdat er echter geen mogelijkheid was om dit in een testomgeving te doen, en het uitvoeren van deze tests in de productieomgeving niet praktisch was, hebben we een andere oplossing gekozen.
Daar onze opdrachtgever al ervaring had met UiPath, hebben we besloten de toepasbaarheid van dit platform in deze omgeving te testen.
In samenwerking met mensen uit de organisatie hebben we in totaal 16 potentiële use cases geïdentificeerd, waaronder toepassingen in het klantcontactcentrum, diverse financiële processen, het afhandelen van “no shows”, en ondersteuning van het IT-team dat werd ingevlogen om alle IT-systemen te testen in een nieuw op te openen hotel.

Als eerste stap werd de productie geanalyseerd met Process Mining. Al snel werden grote verschillen in tacttijden tussen werkstations vastgesteld. Bovendien bleek de synchronisatie met een onderaannemer niet op orde.
Er werd besloten de lay-out van de fabriek aan te passen en machines anders te groeperen. En in goede samenspraak met de onderaannemer werd het eigen productieproces nu goed gesynchroniseerd met dat van hen.