Process Mining
Process Mining
Wat Process Mining is
Process Mining is een data-gedreven procesanalysetechniek om objectief bedrijfsprocessen te analyseren en monitoren op basis van digitale ‘event logs’. Deze logbestanden worden automatisch gegenereerd door IT-systemen die de uitvoering van processen registreren (bijvoorbeeld ERP-, CRM- of HR-systemen). Door deze data te analyseren, kunnen we zien hoe processen in de praktijk écht verlopen, in plaats van hoe men denkt dat ze verlopen.
Wat Het Belang is
Bedrijfsprestaties worden geleverd door het gedrag van bedrijfsprocessen. Voor effectief Prestatie management en prestatie verbetering is het dus cruciaal dat het gedrag van deze processen inzichtelijk is. Met behulp van de zogenaamde Brown Paper process mapping en BPM tools brengt u slechts een inschatting respectievelijk een wens in kaart, niet de werkelijkheid. Alleen met Process Mining bent u in staat uw processen te visualiseren, zoals ze wérkelijke verlopen in uw dagelijkse realiteit.
Wat Process Mining kan
Onthul het As-Is Proces
● Process Mining visualiseert de as-is-processen zoals ze plaatsvinden in je dagelijkse operatie. Geen giswerk—alleen feiten.● Het identificeert knelpunten, rework, procesvarianten, doorlooptijden, sociale netwerken en meer.● Process Mining toont het as-is-proces op elk aggregatieniveau, van het volledige proces tot individuele cases die er doorheen bewegen.
Verbeter Compliance
Verminder Risico
● Process Mining waarborgt compliance, bijvoorbeeld door het handhaven van segregatie van functies, om boetes en potentiële fraude te voorkomen.● Het identificeert ook hoe goed het daadwerkelijke (de facto) proces overeenkomt met het beoogde proces en brengt afwijkingen aan het licht, zodat naleving van beleid wordt gewaarborgd.● Als een krachtig auditinstrument helpt Process Mining bij het effectief beoordelen van procesconformiteit en compliance.
Verbeter Resource Allocatie
● Process Mining identificeert de werkdrukverdeling over verschillende rollen en brengt sociale netwerken binnen de organisatie in kaart.● Deze inzichten helpen bij het bepalen van noodzakelijke acties voor een gezonde en efficiënte organisatie, zoals gerichte training, het herstructureren van activiteiten en rollen, het herontwerpen van processen, het balanceren van het aantal medewerkers in rollen en het optimaliseren van FTE’s.
Bettere, Meer Voorspelbare Prestatie
● Process Mining measures actual process performance in real time.● When the right KPIs are selected, Process Mining provides early warnings based on events occurring early in the process.● By analyzing a KPI’s performance gap, Process Mining pinpoints the exact stage in the process where the gap originates.
Facilitate Continuous Improvement
● Process Mining meet de daadwerkelijke procesprestaties in realtime.● Wanneer de juiste KPI's worden geselecteerd, geeft Process Mining vroege waarschuwingen op basis van gebeurtenissen die vroeg in het proces plaatsvinden.● Door op een prestatie gap van een KPI te clicken, leidt Process Mining je naar de exacte locatie in het proces die de gap veroorzaakt.
Versnel de Digitale Transformatie
● Process Mining helpt bij het identificeren van de beste automatiseringskansen met Robotic Process Automation (RPA) en IDP, inclusief het leveren van input voor de businesscase.● Het biedt inzichten om processen effectief te stroomlijnen ("lean maken") en beter af te stemmen op de bedrijfsstrategie.● Process Mining levert realtime procesinzichten en kan gegevens doorsturen naar RPA-software robots, waardoor deze de noodzakelijke acties kunnen uitvoeren. Hierdoor worden bedrijfsprocessen aanzienlijk sneller, betrouwbaarder, compliant en kostenefficiënt.
Hoe Process Mining toepassen
Process Mining is op twee manieren toe te passen: ad-hoc als analyse tool en permanent te installeren.
Ad-hoc
Process Mining wordt op ad-hoc basis ingezet om prestatieknelpunten en complianceproblemen te identificeren, waardoor gerichte verbeteracties kunnen worden geformuleerd. Een voorbeeld hiervan is het analyseren van bedrijfsprocessen aan het einde van elk kwartaal in combinatie met bedrijfsresultaten om verbeterpunten te identificeren en zo de werkelijke prestaties naar target te sturen. Een ander voorbeeld is het gebruik van Process Mining om kansen voor RPA en IDP te identificeren.
Permanent
Een permanente installatie van Process Mining maakt continue monitoring van bedrijfsprocessen mogelijk. In tegenstelling tot conventionele Business Intelligence (BI)-tools genereert Process Mining geen statische Key Performance Indicators (KPI’s). In plaats daarvan worden KPI’s direct afgeleid uit de processen zelf. In plaats van alleen de gap tussen de werkelijke en beoogde prestaties aan te geven, identificeert Process Mining de exacte delen binnen het bedrijfsproces waar deze gap ontstaat. Voor dashboarding kan je gebruikmaken van het ingebouwde dashboard van de Process Mining-tool of integreren met externe BI platforms.
Wat Process Mining oplevert: Belangrijke voorbeelden
Kortere ordercyclustijd en beter gebruik van bedrijfsmiddelen
● Real-time ordercontrole: Voorkom dat orders te vroeg of te laat beginnen, waardoor stilstand en knelpunten worden verminderd.● Nauwkeurig beheer van grondstoffen: Controleer de beschikbaarheid voordat de productie begint om verstoringen en vertragingen te minimaliseren.● Snelle aanpassingen via vroegtijdige waarschuwingen: Gebruik Process Mining inzichten voor tijdige aanpassingen in de planning wanneer afwijkingen optreden.● Verbeterde samenwerking: Versterk de relaties met leveranciers en klanten door op schema te blijven en effectief te communiceren.
Meer Marge &
Lager Werkkapitaal
● Verbeterde Activity-Based Costing: Process Mining biedt inzichten om de werkelijke kosten van een product of dienst volledig te begrijpen en manieren te vinden om deze te verlagen.● Geoptimaliseerd Voorraadbeheer: Voorkom overstocking of tekorten door realtime voorraadniveaus te monitoren, voorraadkosten te verlagen en de workflow efficiëntie te verbeteren.● Geoptimaliseerde Kasstroom: Verstuur facturen tijdig en volg effectief op om het aantal Days Sales Outstanding (DSO) te minimaliseren. Betaal leveranciers tijdig om de Days Payable Outstanding (DPO) te maximaliseren en tegelijkertijd de relaties met leveranciers te versterken.
Continue verbetering in actie
● Real-time optimalisatie: Gebruik Process Mining inzichten om knelpunten te identificeren en aan te pakken, waardoor de workflow voortdurend geoptimaliseerd wordt.● Betere conformiteit en naleving: Vergelijk actuele procesgegevens met regelgeving om hoge standaarden te handhaven en risico's te minimaliseren.● RPA Gereedheid & Digitaal Operationeel Model: Identificeer automatiseringsmogelijkheden voor Robotic Process Automation (RPA) en stroomlijn digitale initiatieven.● Soepelere ERP-implementaties: Gebruik procesinzichten om verstoringen te verminderen en digitale transformatie te versnellen bij de lancering van nieuwe ERP-systemen.